Dokumentoinnilla tarkoitetaan tietojen tallentamista erilaisiin formaatteihin myöhempää käyttöä varten. Dokumentointi on prosessi, missä tosiasiat, eli faktat, tallennetaan erilaisiin tekstitiedostoihin, taulukoihin, manuaaleihin, kuviin, piirustuksiin tai videoihin. Meidän tapauksessamme dokumentointi liittyy teknisiin laitteisiin, ratkaisuihin ja koneisiin. Hyvä ja selkeä dokumentaatio varmistaa projektien jouhevan sujumisen, tuoteturvallisuuden ja sillä on myös erittäin suuri vaikutus asiakastyytyväisyyteen loppukäyttäjien näkökulmasta. Sidosryhmiä dokumentoinnille voi olla runsaasti, mikä tekee tehtävästä monipuolisen. Luomisprosessin aikana työtä tehdään teknisten asiantuntijoiden ja kollegojen kanssa yhteistyössä. Valmiita dokumentteja puolestaan hyödyntävät lukuisat eri sidosryhmät suunnittelijoista loppuasiakkaisiin. Dokumentaatiota tarvitaan tuotekehityksessä ja toimitusprojekteissa.

Dokumentoijan työ sisältää dokumentointia erilaisilla ohjelmistolla. Dokumentoija laatii ja päivittää erilaisia manuaaleja, spesifikaatioita, listauksia, tuotantomappeja, stilisoi tekstejä, tekee visualisointeja ja toimii projekteissa dokumentaatiovastaavana. Dokumentaatiojärjestelmiä ja -tapoja on lukuisia erilaisia. Osassa hyödynnetään sovittuja käytäntöjä resurssinhallinnan hyödyntämisestä, kun taas toisaalla voidaan käyttää kokonaan erillistä ohjelmistoa dokumenttien hallintaan. Osassa projekteista hyödynnetään rakenteista dokumentointia, osassa ei. Insinööri- tai DI-pohjainen tutkinto konetekniikan alalta on hyvä pohjakoulutus dokumentoijalle. Myös muut kieliopillisia taitoja tukevat koulutukset sekä muun teknisen alan koulutukset toimivat hyvin pohjakoulutuksena dokumentoijalle. Dokumentteja laaditaan suomeksi ja englanniksi, poikkeustapauksissa myös muilla kielillä. Hyvät yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot auttavat tehtävässä menestymiseen.